Hoy en día los aspectos que más preocupan a las empresarios son aumentar ventas y reducir costes. En consecuencia aumentar la productividad de tus empleados o la tuya propia es un objetivo a conseguir en cualquier ámbito, haciendo que proliferen los libros, artículos y profesionales que buscan ayudarte a mejorar el uso de tu tiempo. Sin embargo, tras haber leído y escuchado los consejos de varios de ellos, me he dado cuenta de que el camino para conseguirlo no es tan evidente.

Todos tenemos momentos de máxima concentración y períodos de bajo rendimiento, hasta ahí todos iguales, pero suponer que existe una clave única para sacarle el máximo provecho a esos momentos es el mayor error que podemos cometer. Hay quién es mañanero y quién trabaja mejor de noche, personas que trabajan horas sin parar y quienes necesitan descanso. Os dejo un resumen de las más populares y dejo a vuestra elección cuál os conviene.

• Tiempo sin interrupciones: Somos más productivos a primera o a última hora del día, por lo que es clave designarlo como tiempo libre de distracciones. Aunque tendemos a mirar el correo o atender al móvil nada más empezar a trabajar, es preferible postponerlo para los períodos de menor rendimiento a modo de desconexión.
• Limita tus listas: Es bueno poner sobre el papel las acciones que tienes que realizar, pero en ocasiones las listas pueden hacerse cada vez más largas y caer en el olvido. Intentad apuntar los problemas que vayan surgiendo y actualizar la situación de cada una con regularidad. Dividid las funciones a realizar por lugar de realización, material de trabajo o temática de forma que puedas tachar todas las cosas de la lista en un mismo momento.
• Prioriza tus tareas: Evidentemente todos los aspectos de vuestro trabajo son importantes, pero siempre hay elementos de mayor urgencia y anotando todas las tareas y necesidades tendemos a darles a todas la misma importancia. No se debe perder la perspectiva de aquellas sobre las que hay que preocuparse para poder seguir avanzando.
• Lo perfecto es enemigo de lo bueno: Ser detallista puede parecer un punto a favor, pero no lo es si uno se encuentra en fases muy tempranas de un proyecto. A veces es más fácil tomar una pequeña decisión que nos ayude a movernos ligeramente a obsesionarnos con pequeños detalles que nos estancan.
• Reuniones productivas: Sin reuniones no se puede estar al tanto de lo que hacen colaboradores ni de lo que quieren clientes, pero al establecer una es prioritario determinar si realmente es necesaria. Es recomentable poner un tiempo límite, invitar a la menor cantidad de gente posible, preparar de antemano la información que ya tengamos y, lo más importante de todo, llegar en ella a una solución y designar a un encargado de implementarla.
• Delegar con cabeza: Nadie es capaz de hacerlo todo y dedicar mucho tiempo a pequeñas tareas que pueden ser automatizadas o realizadas por otro miembro del equipo limita el tiempo para debe dedicase a aspectos que sólo tú puedes resolver. Sin embargo, de la misma manera que una persona que no reparte las funciones puede bloquear a los otros miembros del equipo, alguien que delega todas sus tareas se convierte en una carga para los demás y retrasa un proyecto.
• No contestar a todo que SÍ: Si un compañero nos pide un favor o un cliente añade requisitos a un trabajo ya de por sí complejo tendemos a mostrarnos dispuestos a realizarlo. Solemos acceder a ello para evitar una confrontación indeseada, pero estar siempre dispuestos a decir que sí puede hacernos trabajar en ideas en las que no creemos o fallar en algún aspecto clave para nuestro trabajo al tratar de abarcar demasiado.
  

Mi último consejo es recordaros que no sirve de nada copiar las técnicas de otros al pie de la letra. Al copiar se elimina el proceso de entendimiento, que es el que hace que una solución sea adecuada para un momento y una persona dados. Encontrad vuestras propias técnicas, procesos y soluciones, porque su búsqueda os hará crecer como profesionales.